FUNÉRAILLES

Contacts

databird.GF intègre un système sophistiqué de gestion et de communication avec les nombreuses et diverses parties impliquées dans le décès d’une personne.

Le système comprend une fiche de contact détaillée pour le défunt, les déclarants et les proches, ainsi que des informations détaillées sur la facturation et le suivi.

Les fournisseurs peuvent également être saisis et organisés en fonction de leur service ou de leur produit.

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Défunt

Les informations concernant les personnes décédées peuvent être saisies et gérées :

  • données relatives au décès (date et heure, lieu, certificat, taille et poids)
  • un lien vers la fiche de contact d’un déclarant
  • les informations relatives à la facturation, y compris le suivi des factures
  • le suivi des mouvements jusqu’à leur destination finale (transferts, chapelles, salles…)
  • les cérémonies et leur type (enterrement, crémation)
  • notes
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Planification & Communications

Rendez-vous
Planifiez et suivez les rendez-vous avec les membres de la famille et les proches du défunt. Les organisateurs de funérailles et les autres membres du personnel peuvent organiser leur travail en collaboration.

Des outils et des calendriers tiers peuvent être connectés au système.

Les listes de diffusion …
peuvent être exportées sous forme de fichiers Excel ou imprimées directement sur des étiquettes de publipostage pour les invitations et les annonces.

Listes de tâches et notes …
peuvent être ajoutées à une fiche de contact, chacune est horodatée et comporte un statut d’achèvement (OUI/NON).

La fonction de liste de tâches permet de gérer et de suivre chaque étape, de la réception à la destination finale du défunt.

A Timeline visual representation provides a quick view of progress.

Intégration des e-mails
En utilisant l’adresse e-mail de la fiche contact, databird.GF peut se connecter à un serveur IMAP et gérer les communications entrantes et envoyées sans avoir à quitter l’application.

Gestion documentaire
Des documents peuvent être joints aux fiches de contact. Une date d’expiration peut être attribuée à un document et des alertes peuvent être attribuées pour indiquer qu’une action doit être entreprise.

Recherche
Le système Contact & Communication est accompagné d’un moteur de recherche pour un accès rapide à l’information.

Des codes-barres …
peuvent être générés et imprimés pour un suivi rapide via l’application mobile.

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Finance

Estimation des coûts
Présentez à vos proches des devis détaillés générés directement dans le système. Les prix peuvent être fixés par période ou par quantité, les articles peuvent être personnalisés (par exemple, un texte à appliquer sur une plaque funéraire), plusieurs taxes sur la TVA peuvent être gérées en fonction de l’article ou du service. Les ajustements de coûts (Re-Pricing) sont facilement gérés.

Des listes de tâches …
 peuvent être créées pour suivre les progrès réalisés.

Signature électronique
Les devis peuvent être envoyés directement au client au format PDF pour approbation et signature.

Notre plateforme databird.ES (https://databird.es) permet une signature en ligne facile avec une authentification à 3 facteurs (email, SMS, IP).

L’intégration d’un système de signature tiers (DocuSign, DeepSign, SwissSign, etc.) est également possible.

La signature physique peut être effectuée à l’aide d’une tablette Wacom.

Facturation
databird.GF comprend une fonction robuste de gestion des factures, y compris :

  • La gratuité
  • Les factures peuvent être générées directement à partir des devis.
  • Paiements anticipés
  • Factures QR
  • Paiement en ligne – le système peut être relié à des fournisseurs de paiement en ligne, tels que PostFinance, Sumup, PayPal, etc.
  • Envoi de factures par courrier électronique directement à partir du système
  • Gérer les flux de trésorerie et les paiements via l’importation des données camt.054 ou en se connectant directement à une banque via EBICS (v2.5 ou v3.0).
  • Générer et envoyer des rappels
  • Notes de crédit
  • Extraits de compte
  • Exporter les données comptables (factures, paiements, notes de crédit) pour les utiliser avec un logiciel de comptabilité externe.
  • Relier les données comptables (via API ou exportation) à des systèmes comptables tiers tels que WinBiz, Bexio, SAP et autres.
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Logistique

Réservation de salles et chapelles
Gérez les salles, les halls et les chapelles avec databird.GF :

  • Pré-réservations – gérer plusieurs créneaux de réservation qui ne sont confirmés et bloqués qu’après la signature d’un devis.
  • Bloquez des créneaux pour la maintenance et d’autres interventions afin d’éviter les complications liées aux réservations.
  • Vue de l’agenda – tout cela peut être visualisé rapidement avec un outil ergonomique.

Cortèges et convois funéraires
Planifier et gérer les cortèges et les convois.

Gestion des transferts et des salles
Workflow et liste de gestion des transferts sont directement disponibles – la destination, la personne responsable, peuvent toutes être enregistrées et gérées dans un tableau de bord ergonomique des transferts.

Un plan visuel …
de votre établissement est créé, cette interface permet d’attribuer et de bloquer facilement les salles et autres chambres et chapelles.

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Données & Statistiques

La fonction Statistiques permet d’obtenir une vue d’ensemble rapide des informations, telles que l’identité du défunt, le type de deuil et la cérémonie, sur une période donnée.

Des graphiques faciles à utiliser peuvent être créés.

Une API est disponible pour relier les données à d’autres outils de BI tiers.

Application mobile

Une application mobile est actuellement en cours de développement. Elle permettra de scanner des codes-barres, de consulter des informations sur le défunt, de consulter rapidement la localisation d’un défunt et de contrôler les stocks (cercueils, urnes et autres matériels).